Электронный документооборот в спортивных организациях

Сегодня обмен данными в электронной форме является объективной реальностью, с которой каждый из нас сталкивается ежедневно. С помощью интернета, социальных сетей, электронной почты происходит обмен данными в огромных объемах каждую секунду.

Основным информационным ресурсом любой организации являются документы. Потому как они не только провоцируют новые действия, но и являются их следствием, включая этапы от планирования до реализации.

Во многом от того, насколько эффективно на предприятии налажен документооборот, настолько эффективна работа предприятия в целом. И плохая организация документооборота способна полностью парализовать работу крупной компании. Если в случае работы «по-старинке», в бумажном формате рождает горы макулатуры и усложняет работу с документами, то внедрение системы электронного документооборота (СЭД, включая СЭД Comindware) способно решить эти проблемы.

Внедрение СЭД в спортивных организациях является так же необходимым звеном в направлении повышения эффективности работы. Объем информации, который используется в процессе функционирования спортивных клубов с каждым годом увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы, ухудшая ее.

Внедрение СЭД в системы спортивных организаций позволяет:

• обеспечить слаженную работу всех подразделений;
• упростить работу с документами, повысить ее эффективность;
• повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысить оперативность доступа к информации;
• разграничить права доступа сотрудников к информации.

Важно знать о существующих типах СЭД, так как под этой аббревиатурой нередко понимают совершенно разные вещи. Дабы не ошибиться в выборе, необходимо изначально понимать, что требуется в каждом конкретном случае.

Электронный архив

Этот тип перекрывает всего лишь две потребности: хранение документов и их быстрый поиск. Что весьма полезно в случаях, когда документов очень много. Электронный архив позволяет свести на нет потерю информации и в то же время быстро найти нужный документ – будь то письмо или отчет. Однако стоит отметить, что как такового документооборота в этом случае не подразумевается.

Workflow-системы («поток работ»)

В отличие от электронного архива, этот тип системы как раз способны создавать движение документов в рамках определенного регламента. «Поток работ» способен автоматизировать отдельные, как правило, повторяемые действия – передача документа от сотрудника к сотруднику, присвоение статусов и т.п.

Классические СЭД

При переходе организации к такой системе, как правило, приходится перестраивать под нее процессы. Подразумевается, что все без исключения документы будут передаваться и обрабатывать через СЭД – причем не только внутренние, но и внешние.

Решения на базе Low-code платформы

Это не «коробочные» решения, которые настраиваются сотрудниками практически без привлечения разработчиков.